Menggunakan Mail Merge Pada Microsoft Office

BAB I

1. Pengertian Microsoft Word

Microsoft Word atau Microsoft Office Word atau Word adalah perangkat lunak pengolah kata (word processor) andalan Microsoft. Pertama diterbitkan pada 1983 dengan nama Multi-Tool Word untuk Xenix, versi-versi lain kemudian dikembangkan untuk berbagai sistem operasi, misalnya DOS (1983), Apple Macintosh (1984), SCO UNIX, OS/2, dan Microsoft Windows (1989). Setelah menjadi bagian dari Microsoft Office System 2003 dan 2007 diberi nama Microsoft Office Word. Di Office 2013, Namanya cukup dinamakan Word

Banyak ide dan konsep Word diambil dari Bravos, pengolah kata berbasis grafik pertama yang dikembangkan di Xerox Palo Alto Research Center (PARC). Pencipta Bravo, Charles Simonyi, meninggalkan Xerox PARC dan pindah ke Microsoft pada 1981. Simonyi juga menggaet Richard Brodie dari PARC. Pada 1 Februari 1983, pengembangan Multi-Tool Word dimulai.

Setelah diberi nama baru Microsoft Word, Microsoft menerbitkan program ini pada 25 Oktober 1983 untuk IBM PC. Saat itu dunia pengolah kata dikuasai oleh WordPerfect dan juga WordStar.

Word memiliki konsep "What You See Is What You Get", atau WYSIWYG, dan merupakan program pertama yang dapat menampilkan cetak tebal dan cetak miring pada IBM PC. Word juga banyak menggunakan tetikus yang saat itu tidak lazim sehingga mereka menawarkan paket Word-with-Mouse. Word processor berbasis DOS lain, seperti WordStar dan WordPerfect, menampilkan hanya teks dengan kode markup dan warna untuk menandai pemformatan cetak tebal, miring, dan sebagainya.

Word untuk Macintosh, meski memiliki banyak perbedaan tampilan dari versi DOS-nya, diprogram oleh Ken Shapiro dengan sedikit perbedaan dari kode sumber versi DOS, yang ditulis untuk layar tampilan resolusi tinggi dan printer laser, meskipun belum ada produk seperti itu yang beredar untuk publik. Setelah LisaWrite dan MacWrite, Microsoft pun mencoba untuk menambahkan fitur WYSIWYG ke dalam paket program Word for Macintosh. Setelah Word for Macintosh dirilis pada tahun 1985, program tersebut mendapatkan perhatian yang cukup luas dari masyarakat pengguna komputer. Microsoft tidak membuat versi Word 2.0 for Macintosh, untuk menyamakan versi dengan Word untuk sistem atau platform lainnya.

Versi selanjutnya dari Word for Macintosh, adalah Word 3.0, yang dirilis pada tahun 1987. Versi ini mencakup banyak peningkatan dan fitur baru tapi memiliki banyak bug. Dalam hanya beberapa bulan, Microsoft mengganti Word 3.0 dengan Word 3.01, yang jauh lebih stabil. Semua pengguna terdaftar dari Word 3.0 dikirimi surat yang berisi salinan Word 3.01 secara gratis, sehingga menjadikan hal ini kesalahan Microsoft paling mahal untuk ditebus pada waktu itu. Word 4.0, yang dirilis pada tahun 1989, merupakan versi yang sangat sukses dan juga stabil digunakan.

2. Pengertian Mail Merge

Mail merge adalah operasi perangkat lunak menggambarkan produksi beberapa (dan berpotensi berjumlah besar) dokumen dari bentuk template tunggal dan sumber data terstruktur. Surat tersebut dapat dikirim ke banyak "penerima" dengan perubahan kecil, seperti perubahan alamat atau perubahan garis ucapan. Kedua WordStar (melalui program tambahan) dan WordPerfect menawarkan kapasitas ini untuk sistem CP / M dan MS-DOS. Microsoft Word Mail Merge memungkinkan pengguna untuk mengirim surat atau dokumen ke banyak orang secara bersamaan; pengguna cukup membuat satu dokumen yang berisi informasi yang akan sama di setiap versi, dan kemudian menambahkan placeholder untuk informasi yang akan unik untuk setiap versi.

3. Latar Belakang

Dalam  suatu  instansi Perguruan Tinggi, terdapat suatu Badan Eksekutif Mahasiswa atau dikenal dengan sebutan BEM. Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) berfungsi untuk mengorganisasi segala kegiatan mahasiswa. Dalam melaksanakan program-programnya, umumnya BEM memiliki beberapa departemen.

Dalam derpatemen BEM ada yang bertugas untuk mengatur dan mengadakan seminar. Dalam seminar umumnya terdapat sertifikat. Sertifikat yaitu tanda bukti seseorang telah mengikuti suatu seminar baik sebagai peserta ataupun narasumber. Dalam pembuatan sertifikat pastinya kita membutuhkan fungsi dari mail merge. Seperti pada pengertian mail merge diatas, mail merge berfungsi untuk memudahkan suatu kegiatan yang akan diproduksi dalam jumlah besar, dan memiliki perbedaan yang minim disetiap produknya. Sama halnya dengan sertifikat, dalam sertifikat kita hanya membutuhkan draft sertifikat dan data penerimanya. Karena hal itu, kita membutuhkan mail merge untuk membuat sertifikat berdasarkan data penerimanya.

BAB II

1. Desain Sertifikat

Dalam  pembuatan sertifikat, pasti kita melalui tahap desain sertifikat. Dalam hal ini, kita harus membuat sertfikat yang menarik dan sesuai dengan konteksnya. Dalam makalah ini kita akan membuat sertifikat untuk seminar IT. Pada seminar tersebut kita membahas tentang “Keamanan Jaringan Menggunakan Linux”. Karena itu kita akan mendesain sertifikat seperti gambar dibawah ini.

    Pada sertifikat tersebut kita telah menggunakan fungsi Microsoft Word contohnya, Backgound, WordArt, Picture, dan lain sebagainya.

2. Langkah penggunaan Mail Merge

Setelah melakukan pendesainan sertifikat, kita lanjut kelangkah pembuat mail merge. Untuk memulai Mail Merge Wizard kita meng-klik “Start Mail Merge” pada tab “Mailings” dan memilih “Step by Step Mail Merge Wizard”. Setelah itu akan muncul window yang akan otomatis berada pada sisi kanan Ms. Word. Pada step “Select document type” kita memilih “Letters” lalu klik “Next : Starting Document”. Pada “Select starting document” kita memilih “Use current document” lalu klik “Next : Select Recipients”. Lalu kita memilih “Type a new list” pada “Select recipients” dan klik “Create...” pada “Type a new list” maka akan tampil window seperti gambar dibawah ini.

Pada gambar tersebut langkah pertama yang kita kerjakan adalah klik “Customize Columns...”. Lalu akan muncul window baru, pada window tersebut kita menghapus semua isinya dengan cara klik “Delete” per item hingga semuanya terhapus. Setelah terhapus, kita klik “Add...” akan muncul window baru lagi. Pada window tersebut kita memasukan nama field yang kita inginkan lalu klik “OK”. Lakukan itu secara berulang hingga field yang kita butuhkan terpenuhi. Setelah field yang kita perlukan terpenuhi selanjutnya klik “OK”.

Lalu kita melangkah pada pengisian data, pengisian data yang dimaksud adalah pengisian record pada field-field yang telah kita buat sesuai dengan data yang kita inginkan. Langkah pengisiannya akan dijelaskan pada gambar dibawah ini.

    Setelah selesai melakukan pengisian record dan klik “OK” pada window “New Address List”. Selanjutnya klik baris yang telah kita siapkan untuk field yang kita telah kita buat. Lalu klik “Insert Merge Field” dan pilih fieldnya. Sehingga layout sertifikat menjadi seperti gambar dibawah ini.

    Lalu klik “Next : Write your letter”, dan klik “Next : Preview your letters” pada step ini <> dan <> akan berubah sesuai record dimasing-masing field. Setelah itu klik “Next : Complete the merge” dan klik close “X” pada wizard mail merge.

Dengan mengikuti semua langkah diatas, maka sertifikat telah berhasil dibuat yang telah teritegrasi dengan fungsi mail merge pada microsoft word.

BAB II

KESIMPULAN

Apabila Mail Merge kita belum mengetahui apa itu Mail Merge?. Maka akan terlintas dalam pikiran kita bahwa itu tentang surat menyurat dan penyatuan. Dan apabila digabung menjadi penyatuan surat menyurat. Namun Mail Merge fungsinya tidak hanya dengan hal surat menyurat, dalam hal pembuatan sertifikat misalnya.

Penggunaan Mail Merge pada Microsoft Word dalam pembuatan sertifikat sangatlah bermanfaat. Karena fungsi Mail Merge dapat mengehemat waktu dan mengefisienkan pengerjaan pembuatan sertifikat. Tidak terbayang jika ada 100 peserta seminar dan kita membuat sertfikat dengan cara manual. Pasti akan memakan waktu yang sangat lama. Dan berkat fungsi Mail Merge kita menghemat waktu kita dalam proses pembuatan sertifikat.